Apakah itu struktur organisasi? Struktur organisasi
ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.
Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.
Desain organisasi ini adalah sebuah proses yang
meliputi enam elemen :
- Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang
dibagi menjadi beberapa bagian.
- Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk,
letak geografis, proses, dan jenis costumer
- Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan
yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien
- Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas
perusahaan
Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait
langsung dengan aksi
- Formalisasi : ada standardisasi pada setiap
organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah
ditentukan
Yang direstrukturisasi oleh suatu organisasi adalah
kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi.
1. Dimensi Struktur Organisasi
Kompleksitas
Kompleksitas merujuk pada tingkat diferensiasi yang
ada di dalam sebuah organisasi. Diferensiasi horisontal mempertimbangkan
tingkat pemisahan horisontal di antara unit-unit. Diferensiasi vertikal merujuk
pada kedalaman hierarki organisasi. Diferensiasi spasial meliputi tingkat
sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara
geografis. Peningkatan pad masalah satu dari ketiga faktor tersebut akan
meningkatkan kompleksitas sebuah organisasi.
Diferensiasi horisontal.
Diferensiasi horisontal merujuk pada tingkat
diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari
tugas yang mereka laksanakan, dan tingkat pendidikan serta pelatihannya.
Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhakn
pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi
tersebut karena orientasi yang berbeda-beda akan lebih menyulitkan para anggota
organisasi untuk berkomunikasi serta lebih sukar bagi manajemen untuk
mengkoordinasi kegiatan mereka. Bukti paling nyata pada organisasi yang
emnekankan diferensiasi horisontal adalah spesialisasi dan departementalisasi.
Spesialisasi merujuk pada pengelompokan aktivitas tertentu yang dilakukan satu
individu. Bentuk spesialisasi yang paling dikenal adalah spesialisasi
fungsional, dimana pekerjaan dipecah-pecah menjadi tugas yang sederhana dan
berulang.
Jika para individu-nya yang dispesialisasi, dan
bukan pekerjaan-nya, maka kita mempunyai spesialisasi sosial. Spesialisasi
social dicapai dengan menyewa tenaga professional yang mempunyai keterampilan
yang tidak dapat dijadikan rutin dengan segera. Pekerjaan yang secara khas
dilakukan oleh para insinyur, para ahli nuklir, dan para perawat merupakan
spesialisasi, tetapi kegiatan yang mereka lakukan bervariasi berdasarkan
situasi. Mengapa pemabgian kerja masih berlaku? Pertama, pada pekerjaan yang
sangat kompleks dan memerlukan pengalaman, tidak ada satu pun orang yang dapat
mengerjakan semua tugas, karena adanya keterbatasan fisik. Kedua, keterbatasan
dalam pengetahuan merupakan hambatan. Ketiga, keterampilan seseorang dalam
melakukan suatu tugas akan meningakt lewat pengulangan pekerjaan.
Keempat, pembagian kerja meningkatkan efisiensi
serta produktivitas dengan mendorong terciptanya penemuan dan mesin khusus.
Pembagian kerja menciptakan kelompok-kelompok spesialis. Cara mengelompokkan
para spesialis disebut sebagai departementalisasi. Oleh karena itu,
departementalisasi adalah cara organisasi secara khas mengkoordinasikan
aktivitas yang telah dideferensiasi secara horisontal. ·
Diferensiasi vertikal.
Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman
struktur. Diferensiasi meningkat, demikian pula kompleksitasnya karena jumlah
tingkatan hierarki di dalam organisasi bertambah. Makin banyak tingkatan yang
terdapat di antara top management dan tingkat yang paling rendah, maka makin
besar pula potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit
mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar
bagi top management untuk mengawasi kegiatan bawahannya. Diferensiasi vertikal
sebaiknya diartikan sebagai tanggapan terhadap peningkatan diferensiasi
horisontal. Jika spesialisasi meluas, maka kooordinasi tugas makin dibutuhkan.
Faktor yang menentukan diferensiasi vertikal adalah rentang kendali.Rentang
kendali (span of control) menetapkan jumlah bawahan yang dapat diatur dengan
efektif oleh seorang manajer. Jika rentangnya lebar, para manajer akan
mempunyai banyak bawahan yang melapor kepadanya. Jika sempit, para manajer hanya
mempunyai sedikit bawahan. ·
Diferensiasi spasial.
Diferensiasi spasial merujuk pada tingkat sejauh
mana lokasi dari kantor, pabrik, dan personalia sebagai sebuah organisasi
tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan
dari dimensi dan dan diferensiasi horizontal dan vertikal. Artinya, adalah
mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan
ini mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.
Arti Penting Kompleksitas Organisasi terdiri dari
sub sistem yang membutuhkan koordinasi, komunikasi, dan kontrol yang efektif.
Maka makin kompleks sebuah organisasi, makin besar kebutuhannya akan alat
komunikasi, koordinasi, dan kontrol yang efektif. Dengan kata lain, jika
kompleksitas meningkat, maka akan demikian juga halnya dengan tuntutan terhadap
manajemen untuk memastikan bahwa aktvitas-aktivitas yang dideferensiasi dan
disebar bekerja dengan mulus dan secara bersama kearah pencapaian tujuan organisasi.
Arti kompleksitas bagi para manajer adalah bahwa ia menciptakan permintaan dan
kebutuhan yang berbeda-beda dari waktu manajer. Makin tinggi kompleksitas,
makin besar pula jumlah perhatian yang harus mereka berikan untuk menghadapi
masalah komunikasi, koordinasi, dan kontrol.
Formalisasi Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh
mana pekerjaan di dalam organisasi itu distandardisasikan. Jika formalisasi
rendah, perilaku para pegawai relatif tidak terprogram. Karena kebijakan dari
seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku yang
diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi, maka makin besar standardisasi,
makin sedikit pula jumlah masukan mengenai bagaiman suatu pekerjaan harus
dilakukan oleh seorang pegawai. Standardisasi bukan hanya menghilangkan
kemungkinan para pegawai untuk berperilaku secar lain, tetapi juag
menghilangkan kebutuhan bagi para pegawai untuk mempertimbangkan aternatif.
Arti Penting Formalisasi Organisasi menggunakan
formalisasi karena keuntungan yang diperoleh dari pengaturan perilaku para
pegawai. Standardisasi perialku akan mengurangi keanekaragaman dan juga
mendorong koordinasi. Makin besar formalisasi, makin sedikit pula kebijaksanaan
yang diminta dari pemegang jabatan, yang berarti penghematan. Hal ini relevan
karena kebijaksanaan memerlukan biaya.
Teknik-Teknik Formalisasi :
· Seleksi. Organisasi memilih pegawainya bukan
secara acak, tetapi melalui sebuah rintangan yang dirancang untuk membedakan
para individu yang mungkin dapat berprestasi dengan baik dan mereka yang
mungkin tidak berhasil. Proses seleksi yang efektif dirancang untuk menentukan
apakah calon pekerja cocok bagi organisasi. Yang dilakukan dalamproses seleksi
adalah mencoba menghindari dipekerjakannya orang-orang yang tidak cocok; yaitu
para individu yang tidak dapat menerima norma-norma organisasi. Seleksi harus
diakui sebagai salah satu teknik yang paling banyak digunakan organisasi untuk
mengontrol kebijakan terhadap pegawainya.
· Persyaratan Peran. Para individu di dalam
organisasi mempunyai peran. Setiap pekerjaan membawa serta harapan mengenai
bagaimana si pemegang peran seharusnya berperilaku. Analisis tugas menetapkan
pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi dan menguraikan tentang
perilaku pegawai yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.
· Peraturan, Prosedur, dan Kebijaksanaan. Peraturan
merupakan pernyataan eksplisit yang ditujukan kepada seorang pegawai tentang
apa yang harus atau tidak boleh dilakukan. Prosedur adalah rangkaian langkah
yang saling berhubungan satu sama lain secara sekuensial yang diikuti pegawai
dalam melaksanakan tugasnya. Kebijaksanaan adalah pedoman yang menetapkan
hambatan terhadaap pengambilan keputusan yang dibuat oleh para pegawai.
Masing-masing merupakan teknik yang digunakan organisasi untuk mengatur
perilaku para anggotanya. Peraturan tidak memberi kesempatan kepada para
pegawai untuk membuat pertimbangan atau mengambil kebijakan-kebijakan.
Peraturan menetapkan pola perilaku tertentu dan spesifik yang disyaratkan.
Prosedur ditetapkan untuk memastikan terjadinya standardisasi proses kerja.
Kebijakan memberi kesempatan kepada para pegawai untuk menggunakan keleluasaan
yang terbatas dan tidak menetapkan perilaku tertentu dan spesifik dari pegawai.
Keleluasaan tersebut diciptakan dengan memasukkan istilah-istilah yang menunjuk
pada pertimbangan-pertimbangan, yang diserahkan kepada pegawai untuk
diinterpretasikan sendiri.
· Pelatihan. Banyak organisasi memberi pelatihan
kepada pegawai dengan maksud untuk memasukkan perilaku dan sikap pekerja yang
diinginkan kepada para pegawai. Pegawai baru kerap disyaratkan untuk mengikuti
program orientasi agar terbiasa dengan tujuan, sejarah, filsafat, dan peraturan
organisasi, serta kebijakan personalia yang relevan, misalnya jam kerja,
prosedur pembayaran, persyaratan lembur dan tunjangan lainnya.
· Ritual. Ritual digunakan sebagai teknik
formalisasi terhadap para anggota yang diperkirakan akan mempunyai dampak yang
kuat dan lama terhadap organisasi. Ancaman yang biasanya mendasari ritual
adalah bahwa para anggotanya harus membuktikan mereka dapat dipercaya dan setia
pada organisasi sebelum mereka dapat “dilantik”, sedangkan “proses pembuktian”
merupakan ritualnya.
Sentralisasi
Sentralisasi adalah yang paling problematis dari
ketiga komponen. Sentralisasi dinyatakan sebagai sejauh mana kekuasaan formal
dapat membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan dikonsentrasikan pada satu individu,
sebuah unit, atau suatu tingkat (biasanya pada tingkat tinggi dalam
organisasi), dengan demikian pegawai (biasanya berada di bagian bawah
organisasi) hanya memperoleh masukan yang minim dalam pekerjaan mereka. Istilah
sentralisasi merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan
dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang
tinggi menyatakan adanya spesialisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang
rendah menunjukkan adanya desentralisasi. Tingkat kontrol yang dimiliki
seseorang dalam seluruh proses pengambilan keputusan dapat digunakan sebagai
sebuah ukuran mengenai sentralisasi. Kelima langkah dalam proses pengambilan
keputusan adalah sebagai berikut:mengumpulkan informasi untuk diteruskan kepada
pengambil keputusan mengenai apa yang dapat dilakukan; memproses dan
menginterpretasikan informasi tersebut untuk memberi saran kepada pembuat
keputusan mengenai apa yang harus dilakukan; membuat pilihan mengenai apa yang
hendak dilakukan; memberi wewenang kepada orang lain mengenai apa yang hendak
dilakukan; dan
Arti Penting Sentralisasi
Desentralisasi mengurangi kemungkinan terjadinya
beban informasi yang berlebihan, memneri tanggapan yang cepat terhadap
informasi yang baru, memberi masukan yang lebih banyak bagi sebuah keputusan,
mendorong terjadinya motivasi, dan merupakan sebuah alat yang potensial untuk
melatih para manajer dalam mengembangkan pertimbangan yang baik. Sebaliknya,
sentralisasi menambah sebuah perspektif yang menyeluruh terhadap
keputusan-keputusan dan dapat memberikan efisiensi yang berarti.
2. Departementalisasi
1. Pengertian Departementalisasi
Departementalisasi adalah proses penentuan
cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk departementalisasi
sebagai berikut :
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa – numeral
9. Proyek atau matriks
2.
Departementalisasi Fungsional
Departentalisasi fungsional mengelompokkan fungsi –
fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan
organisasi.
Organisasi fungsional ini barangkali merupakan
bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. kebaikan utama
pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan
kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi,
memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak
lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
pendekatan fungsional mempunyai berbagi kelemahan.
struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan
kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada kepentingan
tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta
kurang inofatif.
3 . Departementalisasi Divisional
Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian
divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses
atau peralatan.
Struktur organisasi divisional atas dasar produk.
setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk
yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang
dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan
metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam
organisasi.
Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut
depertementalisasi daerah , regional atau geografis, adalah pengelompokkan
kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana
satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.
Kebaikan-kebaikan struktur organisasi divisional
dapat diperinci sebagai berikut :
1. Meletakkan koordinasi dan wewenang yang
diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.
2. Menempatkan pengembangan dan implementasi
strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
3. Tempat latihan yang baik bagi para manager
strategik.
Kelemahah-kelemahan sturktur divisional secara lebih
terperinci :
1. Masalah duplikasi sumberdaya dan peralatan yang
tidak perlu.
2. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakan
antara divisi-divisi
Perusahaan yang melekukan departentalisasi diuntungkan dengan pembagian
control dan koordinasi pada perusahaan tersebut. Wilayah kekuasaan dan tanggung
jawab dipersempit sehingga untuk memimpinnya menjadi lebih mudah.
3. Model Desain Organisasi
Model desain organisasi atau struktur organisasi
adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan
kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara
fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan besaran satuan kerja.
Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri
dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi
orgranik.
1. Desain Organisasi Mekanistik.
Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang
keyakinan dan kepercayaan.
Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa,
aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa
sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas,
hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas,
keputusan Relatif.
Proses penyusun tujuan dilakukan di tingkat puncak
original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya
memperhalus kesalahan.
2. Desain Orgranisasi Orgranik.
Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang
keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi
melalui metode Partisipasi.
Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa
sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke
bawah dan kesamping.
Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai
atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua
tingkatan melalui proses kelompok.
Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya
partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan
menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.
Desain organisasi yang efektif tidak dapat
berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus
menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih
efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.
Desain struktur subunit didesain sesuai dengan
kontinummekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi
lingkungan, khususnya laju perubahan yamg lebih lambat, ketidak pastian yg
lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai demgam desain
mekanistik.
Desain teknik integratif tekhnik yang cocok, apakah
peraturan, perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat
diferensiasi sub unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya
peraturan dan perencanaan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar